Logiciel de gestion
Comment choisir votre logiciel de gestion selon l'activité de votre entreprise ?
Choisir votre logiciel de gestion (Enterprise Ressource Planning – ERP) est une étape essentielle pour la vie de votre entreprise. La principale fonction d’un ERP est de faciliter la gestion des activités, qu’il s’agisse des ventes, des ressources humaines ou encore de la comptabilité. Pourtant, un mauvais choix de logiciel peut produire l’effet inverse et faire perdre du temps précieux à votre équipe.
Sans même parler d’argent. Voici les principales idées à retenir pour choisir la meilleure solution d’ERP sur le long terme.
1. Définir ce que vous attendez du logiciel de gestion
C’est sans doute l’étape la plus importante de votre décision. Le logiciel de gestion choisi devra vous accompagner le plus longtemps possible.
Si vous ne réalisez pas la définition du projet correctement, les conséquences se ressentiront sur le long terme.
Prenez une feuille blanche et listez vos besoins de base. Vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP (quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi) pour arriver à cette première ébauche
Vos réponses à ces questions représenteront les besoins actuels auxquels l’ERP devra répondre. Mais, ce ne sera pas suffisant. Il est également impératif de considérer la vision d’avenir de votre entreprise dans cette prise de décision. Vous prévoyez intégrer une nouvelle équipe de service après-vente d’ici deux ans ? Vous voulez élargir vos marchés en offrant une nouvelle gamme de produits dans cinq ans ? Il faut que vous prenez en considération vos futures orientations dans votre réflexion.
Le logiciel de gestion répondra à vos besoins par certaines fonctionnalités. Il faut donc connaitre sur le bout des doigts. Vos équipes opérationnelles seront souvent les mieux placées pour décrire leurs méthodes de travail. Il vous suffira de traduire ces méthodes en termes de fonctionnalités pour arriver à savoir ce que vous souhaitez que l’ERP accomplisse pour vous.
2. Choisir votre type de solution : logiciel de gestion prêt à l’emploi, sur mesure ou hybride
Il s’agit de LA grande question que toute entreprise se pose au moment de choisir la meilleure solution pour gérer son activité. Et là encore, la réponse divergera selon la détermination de vos besoins effectuée lors de la première étape.
Prêt à l’emploi
L’ERP prêt à l’emploi est une solution conçue pour un large éventail d’utilisateurs. Comme son nom l’indique, il ne demandera pas un temps important à être déployé puisqu’il est déjà prêt à être utilisé. Généralement, une simple installation (sur site ou via un outil SaaS) est nécessaire pour qu’il puisse être opérationnel. S’en suivra une période de formation plus ou moins longue pour les équipes qui seront amenées à utiliser le logiciel de gestion.
Il y a bien sûr un « mais ». Ce type de solution prête à l’emploi offre très peu de flexibilité. Alors qu’un logiciel devrait normalement se plier à vos besoins pour être 100% efficace, ce sera à vous de vous plier aux fonctionnalités disponibles du logiciel prêt à l’emploi. Vous prendrez beaucoup de temps pour identifier le logiciel capable de répondre à vos besoins pour finalement vous rendre compte qu’il n’arrive peut-être à accomplir que 75% de ce que vous souhaitiez qu’il fasse. Si votre business évolue dans les prochains mois ou les prochaines années, la situation pourrait empirer. Tant qu’à avoir un logiciel, autant en avoir un qui répond efficacement à tous vos besoins.
Sur mesure
Le logiciel de gestion sur-mesure présente un très gros avantage. Il se plie à vos besoins, sans aucune exception. Et surtout, vous pouvez le modifier en interne ou en externe pour le faire évoluer en même temps que vos activités. Si le travail de documentation de vos besoins a été effectué correctement à la première étape, le développement de votre propre ERP pourrait être relativement rapide. Il faudra tout de même patienter et s’impliquer énormément dans le projet pour qu’il voie le jour. Ce n’est donc pas une solution aussi rapide que l’ERP prêt à l’emploi, mais si vous jouez sur le terrain de l’efficacité sur le long terme, vous pourriez facilement en ressortir gagnant.
Solution hybride
Il existe une troisième alternative, hybride, pour le développement de votre logiciel de gestion. Elle consiste à utiliser une base déjà existante, pour sa rapidité d’implantation, tout en offrant la possibilité d’être personnalisée par la suite. Dans le cas où l’ERP standard n’est pas capable de répondre à vos attentes, pour une nouvelle fonctionnalité par exemple, vous pourrez la faire développer et ainsi continuer à utiliser la même solution. Pour cela des ERP open-source permettent la modification des codes, et ainsi la personnalisation du logiciel.
3. Évaluer les coûts du logiciel en fonction de ses bénéfices
Un logiciel de gestion a pour objectif de faciliter la vie des différents départements de l’entreprise. Le retour sur investissement est donc assez facile à calculer. Combien de temps vos équipes gagneront en utilisant une solution pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ? Les trois types d’ERP mentionnés précédemment présentent chacun des avantages en termes de coûts par rapport à leur efficacité. Le choix sera à faire encore une fois en fonction de vos besoins, mais aussi de votre budget.
Prêt à l’emploi
Le logiciel prêt à l’emploi constitue généralement la solution la plus abordable. Un forfait de base, souvent mensuel ou annuel, vous permet d’y accéder directement. Toutefois, il risque de faire perdre du temps à vos équipes qui n’auront pas l’ensemble des fonctionnalités nécessaires. Le retour sur investissement sera moindre et de la frustration pourrait naitre chez vos collaborateurs. De plus, ajouter de nouvelles fonctionnalités sur un tel outil pourrait être très couteux, voir techniquement impossible.
Sur mesure
Le logiciel sur mesure vous fera gagner le maximum de productivité. Si vous jouez sur le long terme et que vos finances vous le permettent, cela devrait être la solution à privilégier. Et pour cause, vous pourrez l’adapter aux évolutions de votre entreprise. Cela vous évitera les frustrations liées à la rigidité de la première solution. Dans ce scénario, il conviendra toutefois de choisir son prestataire avec soin. Celui-ci devra être capable, non seulement de livrer un produit de qualité, mais d’assurer un suivi de votre relation sur le long terme.
Solution hybride
Reste la solution hybride impliquant un logiciel de gestion prêt l’emploi, mais tout de même personnalisable. Ce type d’EPR vous permettra de sélectionner vos priorités en fonction de votre budget. Vous pourriez avoir besoin par exemple d’ajouter un suivi de relance des factures pour votre service financier et d’un pop-up qui avertit votre équipe RH qu’une nouvelle candidature est arrivée. La première fonctionnalité permettra un retour sur investissement plus important que la seconde et pourra être développée en priorité.
Comme vous venez de le constater, le choix de votre logiciel de gestion ne doit pas être une simple question de coûts. C’est un sujet qui mérite réflexion. Cette réflexion, vous n’avez pas à la mener seule. En tant que gestionnaire d’entreprise, vous ne pourrez jamais consacrer tout votre temps à la recherche de la meilleure solution. En demandant les conseils d’experts, comme ceux de l’équipe de DevActif, vous gagnerez énormément de temps sur le choix du logiciel qui vous facilitera la vie. Parce que ce choix déterminera sur le long terme la structure de vos méthodes de travail, il n’est vraiment pas à prendre à la légère.